یک توصیه‌نامه‌ی آکادمیک معمولاً از چند بخش کلیدی تشکیل شده است. در اینجا یک الگوی کلی آمده است:

. سربرگ

• نام شما

• عنوان و سمت شما

• نام موسسه‌ی شما

• اطلاعات تماس شما

• تاریخ

2. سلام و درود

• جناب/سرکار [نام گیرنده] محترم،

3. مقدمه

• معرفی خودتان: موقعیت و سمتی که در آن مشغول به کار هستید و نحوه‌ی آشنایی شما با دانشجو را ذکر کنید.

• هدف نامه: بیان کنید که این نامه را برای توصیه دانشجو برای موقعیت، برنامه یا فرصت خاصی می‌نویسید.

4. بدنه

4.1. عملکرد آکادمیک

• دروس تدریس شده: درس‌هایی که به دانشجو تدریس کرده‌اید و عملکرد آنها در آن دروس را ذکر کنید.

• مهارت‌ها و دانش: درباره‌ی دانش دانشجو در زمینه‌ی مورد نظر، مهارت‌های تحلیلی و کنجکاوی علمی آنها صحبت کنید.

4.2. ویژگی‌های شخصی

• شخصیت و صداقت: ویژگی‌های شخصی دانشجو نظیر مسئولیت‌پذیری، پشتکار و صداقت را برجسته کنید.

• ارتباطات و کار تیمی: توانایی دانشجو در کار با دیگران و ارتباط موثر را ذکر کنید.

4.3. دستاوردها و مشارکت‌ها

• پروژه‌ها و تحقیقات: پروژه‌ها یا تحقیقاتی که دانشجو انجام داده را توصیف کنید.

• فعالیت‌های فوق برنامه: مشارکت در باشگاه‌ها، سازمان‌ها یا کارهای داوطلبانه مرتبط را ذکر کنید.

5. نتیجه‌گیری

• خلاصه: حمایت قوی خود را از دانشجو و صلاحیت‌های آنها تکرار کنید.

• تشویق به تماس: آمادگی خود برای ارائه‌ی اطلاعات بیشتر در صورت نیاز را بیان کنید.

6. اختتامیه

• پایان رسمی: “با احترام،” یا “ارادتمند،”

• امضا

• نام تایپ شده‌ی شما

• سمت و اطلاعات تماس شما (در صورت ذکر نشدن در سربرگ)